People Ops Engineer (m/w/d)

Deine Rolle

Vogel baut die führende Beratungsplattform für den deutschen Mittelstand auf — durch Konsolidierung eines fragmentierten Marktes und die gleichzeitige Transformation der zugrundeliegenden Strukturen. Mehrere Tausend mittelständische Unternehmen vertrauen uns. People Operations bei Vogel ist bewusst keine eigenständige HR-Unit. People Development liegt bei den Führungskräften, Kultur bei der Geschäftsführung. Du bist die operative Schnittstelle, die sicherstellt, dass die Plattform mit jeder Akquisition und jedem Hire personaladministrativ tragfähig bleibt — von Onboarding über Payroll bis Entgelttransparenz.

Du bringst zwei bis vier Jahre Berufserfahrung als People Operations Manager, HR Operations Manager oder Senior HR Generalist bei einem Tech-Scaleup, einer Professional-Services-Firma oder einer mittelstandsnahen Service-Brand mit. Du hast dort gelernt, dass People Operations vor allem ein Operations-Job ist — saubere Prozesse, präzise Daten, verlässliche Verträge, korrekte Lohnabrechnung — und kein Strategie-HR-BP-Track. Du wechselst, weil dein aktuelles Setup in den HR-Generalisten-Modus gerutscht ist und dein Handwerk verflacht.

Du verantwortest die operative People-Schicht der Vogel-Gruppe — Onboarding, Vertrags-Workflow, Personio-Pflege, Ashby-Integration, Payroll-Schnittstelle, Comp-Implementierung, Entgelttransparenz-Dokumentation, gesetzliche Compliance. Du berichtest direkt an Moritz Vogel, weil die People-Operations-Funktion hier neu aufgebaut wird, und arbeitest eng mit Manager Operations & Automation und Manager Finance & Accounting an einer skalierbaren People-Operations-Architektur. Die natürliche Entwicklung führt nach 24 bis 36 Monaten in eine Senior-People-Ops-Rolle mit Verantwortung für die gesamte People-Operations-Funktion über alle Standorte hinweg.

Deine Verantwortung

Onboarding, Vertrags-Workflow und Personio-Pflege

• Verantworte den End-to-End-Onboarding-Prozess vom unterschriebenen Vertrag bis zum produktiven Tag eins — Vertragsdokumente, IT-Setup-Trigger, Welcome-Material, erste Wochen.

• Pflege Personio als zentrales Datensystem — Stammdaten, Verträge, Abwesenheiten, organisatorische Zuordnung — sauber und prüfungsfest.

• Verwalte unsere Recruitingprozess in Ashby und arbeite an Automatisierungen, die unser Wachstum skalieren.

• Halte die People-Workflows automatisiert und skalierbar — repetitive Aufgaben gehören in Tools, nicht in Stellenmehrbedarf.

Payroll, Compensation und Compliance

• Verantworte die Payroll-Schnittstelle der Gruppe — saubere Datenübergabe für Lohnbuchhaltung, monatlicher Lauf-Check, Korrektur-Mechanik bei Abweichungen, Datenkonsistenz zwischen Personio, Verträgen und Lohnsystem. Bei Vogel besonders sensibel: Lohnbuchführung gehört selbst zu unserem Mandantengeschäft, der eigene Payroll-Prozess muss vorbildlich laufen.

• Setze die Vogel-Vergütungs-Bandlogik operativ um — Vertragsbausteine, Anpassungslogiken, jährliche Reviews.

• Führe die Entgelttransparenz-Dokumentation prüfungsfest und sorge dafür, dass wir der gesetzlichen Pflicht zur Entgelttransparenz jederzeit sauber begegnen können.

• Halte die People-Compliance der Gruppe sauber — arbeitsrechtliche Hygiene, sozialversicherungsrechtliche Themen, Lohnsteuer-Schnittstellen — in enger Verzahnung mit Finance und externer Rechtsberatung.

Integration nach Akquisitionen und People-Operations-Architektur

• Verantworte die personaladministrative Integration akquirierter Einheiten — Vertragsharmonisierung, Personio-Migration, Comp-Anpassung, Payroll-Übernahme, Compliance-Sichtung.

• Entwickle eine People-Operations-Architektur, die mit jeder Akquisition skaliert, ohne dass die Funktion linear mitwachsen muss — automatisierte Workflows, dokumentierte Prozesse, klare Ownership.

• Arbeite mit Manager Operations & Automation an Tools und Schnittstellen, die People-Daten produktiv mit anderen Datenflüssen verbinden — Personio, Lohnsystem, DATEV-Mandanten-Lohn, Reporting-Layer.

Deine Perspektiven

Was du nach 6 Monaten geliefert hast:

• Onboarding läuft strukturiert vom unterschriebenen Vertrag bis Tag eins, Personio ist sauber gepflegt, Payroll-Schnittstelle läuft fehlerfrei.

• Du hast mindestens eine personaladministrative Akquisitions-Integration durchgezogen — Vertragsharmonisierung, Personio-Migration, Comp-Anpassung, Payroll-Übernahme.

• Du hast erste Automatisierungs-Schritte in der People-Operations-Schicht produktiv gemacht.

Was du nach 12 Monaten geliefert hast:

• Du hast mindestens drei personaladministrative Akquisitions-Integration abgeschlossen.

• Die People-Operations-Workflows sind dokumentiert und automatisiert — neue Standorte und Hires werden schneller produktiv.

• Du arbeitest sichtbar mit der Geschäftsführung an Comp-Bandlogik, Performance-Cycles und People-Compliance.

Was du nach 24 Monaten geliefert hast:

• Die People-Operations-Schicht der Vogel-Gruppe trägt das Wachstum — Hires, Akquisitionen, Standorte werden personaladministrativ aufgenommen, ohne dass die Funktion linear mitwächst.

• Du übernimmst erste fachliche Sparring-Aufgaben für jüngere People-Ops-Profile.

• Du bist konkreter Kandidat für die Senior-People-Ops-Stufe.

Wohin sich die Stelle entwickelt:

Der nächste Schritt ist Senior People Operations Manager — Verantwortung für die gesamte People-Operations-Funktion über alle Standorte. Über die Senior-Stufe öffnet sich der Lead/Director-Pfad entlang unseres Career Frameworks.

Das bringst du mit

Erfahrung & Track Record

• Du hast bestenfalls zwei bis vier Jahre als People Operations Manager, HR Operations Manager oder Senior HR Generalist bei einem Tech-Scaleup (Personio, Pleo, Celonis, Forto, vergleichbare Marken), einer Professional-Services-Firma oder einer mittelstandsnahen Service-Brand gearbeitet.

• Du hast Personio (oder ein vergleichbares HRIS) operativ verantwortet und kennst die typischen Probleme im Detail.

• Du kennst Ashby oder bist motiviert dich selbstständig einzuarbeiten.

• Du hast mindestens einmal eine Vertrags-, Payroll- oder Comp-Migration in einer wachsenden oder akquirierenden Organisation begleitet.

• Profile, die nicht in das obige Raster passen, aber substanzielle Opera